FAQ: Escriba para reuniões

Não está a ver a sua pergunta? Contacte-nos e vamos esclarecer as suas dúvidas.

O que é o Scribe for Meetings?

O Scribe for Meetings é uma tecnologia baseada na nuvem que pega numa apresentação partilhada em plataformas como o Zoom, Microsoft Teams, Google Meet e outras e transforma-a numa apresentação acessível em tempo real para pessoas com deficiência de impressão.

Quem beneficia do Scribe for Meetings?

Em primeiro lugar e mais importante, os milhões de pessoas com deficiência de impressão que, de outra forma, não beneficiariam da informação que está a ser apresentada; e as massas de empresas grandes e pequenas, agências governamentais, todos os níveis de ensino e organizações que sabem pouco sobre acessibilidade, mas que gostariam de ter um meio acessível de tornar o seu conteúdo mais inclusivo.

Porque é que devo escolher o Scribe for Meetings em vez de outros produtos?

Estamos confiantes de que não há mais nada no mercado que faça o que fazemos da mesma forma que nós. O Scribe for Meetings é a primeira tecnologia do seu género a sincronizar-se com plataformas de reuniões em tempo real. É claro que os concorrentes vão tomar nota e provavelmente lançar as suas imitações, e nós aguardamos com expetativa a concorrência, mas a menos que planeiem competir em termos de preço, estamos confiantes de que encontrará o que precisa aqui mesmo.

Como é que o Scribe for Meetings funciona?

Se for o anfitrião:

Visite ScribeForMeetings.com, cole a ligação de convite para a sua reunião e prima “Go”.
Clique no botão para registar a sua reunião.
Se lhe for pedido, introduza o seu endereço de correio eletrónico para iniciar sessão. Se estiver a utilizar o Scribe for Meetings em nome de uma organização, certifique-se de que utiliza o endereço de correio eletrónico fornecido por essa organização. Se a sua organização tiver integrado o Scribe for Meetings com um sistema de início de sessão único (SSO), será encaminhado para o processo de início de sessão normal da sua organização ou, possivelmente, iniciará sessão automaticamente. Caso contrário, enviar-lhe-emos um e-mail com uma ligação que pode utilizar para iniciar sessão no Scribe for Meetings.
Introduza um nome para a sua reunião, seleccione o seu conjunto de diapositivos PowerPoint e prima “Submeter”.

NOTA: O Scribe for Meetings suporta atualmente reuniões Zoom, webinars Zoom e Microsoft Teams. Inscreva-se na nossa lista de correio eletrónico para receber uma notificação quando adicionarmos funcionalidades e plataformas de reunião adicionais.

O seu conteúdo estará pronto para ser lançado em poucos minutos. Não é necessário ter conhecimentos sobre a criação de apresentações acessíveis. Como anfitrião, não precisa de executar software adicional no seu dispositivo e os conteúdos podem ser carregados apenas 5 minutos antes da reunião.

Para o participante na reunião com deficiência de impressão, navegue para https://www.ScribeForMeetings.com, cole a sua ligação de convite do Zoom ou do Microsoft Teams e prima “Go”. Em alternativa, o anfitrião da reunião poderá ter-lhe fornecido uma ligação direta para o Scribe for Meetings, quer no e-mail de convite, quer na própria reunião, através do chat. Seja qual for a forma como chegar lá, está agora pronto para acompanhar a apresentação em qualquer navegador da Web em qualquer plataforma.

Qual é o grau de dificuldade de instalação do Scribe for Meetings?

O Scribe for Meetings não é uma aplicação instalada. Trata-se de um serviço na nuvem, pelo que não é necessário mais do que um browser para desfrutar de uma reunião. Para os apresentadores, para além de carregarem os seus conteúdos antes da reunião, o processo foi intencionalmente concebido para ser simples. Não é necessário instalar nada no seu computador ou dispositivo para além do Zoom, Microsoft Teams ou plataformas de reunião semelhantes.

Os clientes empresariais podem alojar o Scribe for Meetings nos seus próprios servidores. Entre em contacto connosco para obter mais informações.

Estou a ver um participante chamado “Scribe for Meetings” a tentar juntar-se à minha reunião. O que é que se passa?

Esse é o bot do Scribe. Este bot observa o ecrã da sua reunião, para que possa ver qual o diapositivo que está a ser apresentado e fornecer a versão acessível desse diapositivo em tempo real aos participantes com deficiência de impressão. O bot Scribe não irá perturbar a sua reunião de forma alguma e não irá recolher qualquer informação para além do conteúdo que está a ser apresentado através da partilha de ecrã. Se a sua reunião tiver uma sala de espera, admita prontamente o bot Scribe na reunião. Caso contrário, o Scribe para Reuniões não funcionará.

Sou um participante de uma reunião com deficiência de impressão e não sei se a reunião em que estou a participar foi registada através do Scribe para Reuniões. O que é que posso fazer?

Aceda a ScribeForMeetings.com, cole a ligação de convite do Zoom ou do Microsoft Teams para a sua reunião e prima “Ir”. Se a reunião tiver sido registada no Scribe for Meetings, está pronto para acompanhar os diapositivos acessíveis. Caso contrário, pode inscrever-se para ser notificado por e-mail quando a reunião tiver sido registada no Scribe for Meetings.

Participo frequentemente em reuniões do Zoom ou do Microsoft Teams. Qual é a forma mais fácil de saber se uma reunião está registada no Scribe for Meetings e, se estiver, ver o conteúdo acessível?

O Scribe for Meetings tem uma extensão para o Chrome e o Edge que verifica a disponibilidade no Scribe for Meetings de qualquer reunião do Zoom ou do Microsoft Teams em que participe. Com uma única tecla de atalho, pode ver o conteúdo acessível se a reunião estiver registada ou solicitar uma notificação de acompanhamento se a reunião for registada no Scribe for Meetings mais tarde.

Sou um participante de uma reunião com deficiência de impressão. Têm algum recurso para me ajudar a pedir ao anfitrião da reunião para utilizar o Scribe para Reuniões?

Sim; consulte o nosso Kit de Auto-Defesa do Scribe para Reuniões. Aqui encontrará uma variedade de cartas pré-escritas que pode personalizar e depois copiar e colar num e-mail.

O Scribe for Meetings pode converter uma apresentação em formatos de ficheiro acessíveis para visualização offline?

Sim. Ao criar a reunião, o apresentador pode optar por disponibilizar a sua apresentação para transferência nos seguintes formatos de ficheiro:

Uma página Web acessível, com todas as mesmas funcionalidades da apresentação em direto, incluindo a leitura em voz alta
PDF etiquetado
MP3, através de conversão de texto em voz em cerca de uma dúzia de línguas
DAISY, texto e áudio
EPUB
Microsoft Word
Braille: Grau 1, Grau 2, Braille inglês unificado e muitas outras línguas

As opções PDF e Microsoft Word suportam letras grandes. Esta opção, e outras opções como a velocidade de fala para a saída de áudio, podem ser escolhidas pelos participantes quando descarregam os diapositivos.

Esta funcionalidade não está activada por predefinição; o apresentador tem de a permitir. Para ativar esta funcionalidade ao registar uma reunião, marque a caixa de verificação “Permitir que os participantes descarreguem versões acessíveis dos diapositivos” Esta opção só terá efeito para a reunião que está a ser registada.

Numa reunião em que esta funcionalidade esteja activada, assim que o apresentador tiver mostrado um diapositivo, a página Web onde os participantes visualizam os diapositivos acessíveis incluirá uma ligação chamada “Descarregar diapositivos”. Para descarregar os diapositivos, o participante deve seguir estes passos:

Clicar na ligação “Descarregar diapositivos”.
Se lhe for pedido, introduza o seu endereço de correio eletrónico e siga as instruções para iniciar sessão.
Escolha o formato acessível que pretende.
Para alguns formatos, pode personalizar opcionalmente as definições, como voz de conversão de texto em voz, velocidade de fala, tabela de tradução em braille ou letras grandes.
Clique no botão “Preparar transferência”.
Fique atento ao seu e-mail para ver a ligação de transferência. Para a maioria dos formatos, o e-mail chegará dentro de alguns minutos. A conversão para áudio pode demorar muito mais tempo, dependendo da extensão do conjunto de diapositivos, porque a síntese de voz é um processo mais moroso do que outras conversões.

Organizo muitas reuniões e quero permitir que os meus participantes descarreguem os diapositivos de todas essas reuniões. Posso ativar esta funcionalidade por predefinição?

Sim. Siga estes passos:

Aceda a ScribeForMeetings.com.
Se existir uma ligação “Iniciar sessão” na parte superior da página, clique nela, introduza o seu endereço de correio eletrónico e siga as instruções para iniciar sessão no Scribe for Meetings.
Clique em “Definições” e, em seguida, em “Predefinições de reunião”.
Marque a caixa de verificação “Permitir que os participantes descarreguem versões acessíveis dos diapositivos” e, em seguida, clique em “Guardar”.

Quero proteger os meus diapositivos contra cópia e distribuição não autorizadas. O Scribe for Meetings é compatível com isso?

Infelizmente, o Scribe para Reuniões não pode impedir que os participantes copiem o texto dos seus diapositivos. No entanto, se não permitir que os diapositivos sejam descarregados, não será fácil para os participantes copiarem os seus diapositivos, porque terão de copiar um diapositivo de cada vez. Além disso, note que, na prática, isto não é diferente do que qualquer participante já pode fazer tirando screenshots dos seus diapositivos.

O Scribe for Meetings é multilingue?

Sim. O Scribe for Meetings pode apresentar conteúdos em 140 idiomas, sem qualquer esforço adicional por parte do apresentador.

Preciso de abrandar a minha apresentação para garantir que os participantes com deficiência de impressão conseguem acompanhar?

Não. O Scribe for Meetings tem uma funcionalidade chamada Representação Visual Dinâmica, ou modo DVR, que permite que os participantes com deficiência de impressão leiam os seus diapositivos acessíveis ao seu próprio ritmo. Um participante pode fazer uma pausa na apresentação em direto, voltar a um diapositivo que já tenha lido, avançar ao seu próprio ritmo e continuar a apresentação em direto quando estiver pronto.

Para utilizar o modo DVR, o participante deve premir o botão Suspender apresentação ou o botão Slide anterior. Estes botões estão identificados como tal para os utilizadores de leitores de ecrã e para os utilizadores de rato que passam por cima deles. Visualmente, encontram-se na parte inferior da página e assemelham-se aos botões Pausa e Faixa anterior de um leitor multimédia. Quando o utilizador pressiona um destes botões, a apresentação em direto é colocada em pausa e, no caso do botão Slide Anterior, regressa ao slide anterior. O utilizador pode então utilizar os botões Slide anterior e Slide seguinte para percorrer os diapositivos ao seu próprio ritmo, e o botão Ir em direto para regressar à apresentação em direto. Estes botões assemelham-se aos botões de faixa anterior, faixa seguinte e reprodução num leitor multimédia.

Tenha em atenção que o modo DVR apenas permite aos participantes rever os diapositivos que foram mostrados desde que entraram na apresentação. Se um participante com deficiência de impressão se atrasar para a sua apresentação, ele perderá os mesmos slides que qualquer outro participante atrasado teria perdido.

Tenho um participante com deficiência de impressão que beneficiaria de ter o meu conteúdo falado em voz alta, mas não se sente confortável com um leitor de ecrã completo. O Scribe for Meetings pode ajudar?

Sim. A nossa funcionalidade de leitura em voz alta fala os seus diapositivos utilizando as vozes fornecidas pelo dispositivo e pelo browser do utilizador, ao mesmo tempo que desenha uma caixa à volta de cada palavra à medida que esta é falada para ajudar o utilizador a acompanhar visualmente. Para os utilizadores do Windows, recomendamos vivamente o navegador Microsoft Edge para esta funcionalidade, uma vez que o Edge oferece vozes excelentes em vários idiomas, gratuitamente. No entanto, esta funcionalidade também funciona com todas as outras plataformas e navegadores principais, incluindo dispositivos móveis.

Para começar a ler o diapositivo atual em voz alta, prima o botão Ler em voz alta, que se encontra na parte inferior do ecrã e se assemelha a um altifalante. Enquanto o Scribe para Reuniões estiver a ler o diapositivo em voz alta, mostrará controlos para parar a leitura (o botão com um ícone quadrado), pausar ou retomar, retroceder ou avançar (os botões que se assemelham aos botões de Faixa Anterior e Faixa Seguinte num leitor multimédia), acelerar e abrandar a leitura ou alterar a voz. Estes controlos desaparecem assim que a leitura estiver concluída ou assim que o utilizador a interromper.

Note-se que o modo Ler em voz alta e o modo DVR (ver acima) podem ser utilizados em conjunto, para permitir que os participantes com deficiência de impressão leiam os diapositivos à sua maneira e ao seu ritmo.

Tenho um participante com deficiência de impressão que precisa dos meus diapositivos num tipo de letra grande, mas não precisa de um programa de ampliação de ecrã completo. O Scribe for Meetings pode ajudar?

Sim. O Scribe para Reuniões apresenta os seus diapositivos de uma forma que os torna acessíveis a participantes com todos os tipos de necessidades de conteúdo. Se forem necessários tipos de letra grandes, um participante pode utilizar a função de zoom da página do seu browser para ajustar o tamanho dos tipos de letra dos diapositivos, sem que o utilizador tenha de se deslocar continuamente para trás e para a frente. O Scribe for Meetings também apresenta automaticamente o texto no esquema de cores preferido do utilizador, quer seja o habitual escuro sobre claro, claro sobre escuro (também conhecido como modo escuro) ou um esquema personalizado.

Espera! O que é que se passa aqui? Porque é que os meus diapositivos parecem tão diferentes no Scribe for Meetings do que na minha apresentação?

Todos os aspectos da forma como o Scribe para Reuniões apresenta os seus diapositivos estão optimizados para acessibilidade, para participantes com todos os tipos de deficiências de impressão. Uma vez que o Scribe para Reuniões se destina a ser utilizado juntamente com a sua plataforma de reuniões existente, os participantes podem sempre voltar à janela principal da reunião para ver os diapositivos tal como são apresentados na sua apresentação sem acessibilidade.

Não utilizo o PowerPoint. Posso tornar a minha apresentação acessível com o Scribe para Reuniões?

O Scribe para Reuniões pode tornar acessíveis os seus diapositivos partilhados no ecrã, independentemente da aplicação que utilizar para os apresentar, desde que possa fornecer o seu conjunto de diapositivos em formato PowerPoint. Outras aplicações de apresentação, como o Keynote e o Google Slides, podem converter as suas apresentações de diapositivos para o formato PowerPoint, pelo que pode utilizá-las com o Scribe para Reuniões.

O Scribe para Reuniões não está a mostrar as versões acessíveis dos meus diapositivos durante a apresentação, ou está a saltar alguns diapositivos. O que é que está errado?

Certifique-se de que está a apresentar os seus diapositivos numa apresentação de diapositivos em ecrã inteiro e que configurou a partilha de ecrã do Zoom ou do Microsoft Teams para partilhar essa apresentação de diapositivos com a sua audiência. Se estiver a utilizar o PowerPoint para Windows para executar a sua apresentação, depois de abrir o PowerPoint, certifique-se de que prime F5 para entrar no modo de apresentação de diapositivos.

Saiba mais sobre como utilizar a partilha de ecrã do Zoom com o PowerPoint.
Saiba como utilizar a partilha deecrã do Microsoft Teams com o PowerPoint.

Como é que o Scribe para Reuniões lida com imagens e gráficos nos meus diapositivos?

Se já escreveu descrições (também conhecidas como etiquetas alt ou legendas) para o conteúdo gráfico nos seus diapositivos, o Scribe para Reuniões irá utilizá-las. Caso contrário, o Scribe para Reuniões utilizará um serviço de descrição de imagens baseado na nuvem e alimentado por aprendizagem automática para adicionar automaticamente etiquetas alt aos seus gráficos. Se essas imagens contiverem texto, o Scribe para Reuniões também utilizará o reconhecimento ótico de caracteres (OCR) para tornar esse texto acessível.

Os meus diapositivos têm gráficos, diagramas ou outros gráficos complexos. O Scribe para Reuniões consegue lidar com eles?

A resposta curta é: na maioria dos casos, não. Ainda estamos a trabalhar nesse sentido. Como a plataforma Scribe Augmented Document Remediation é alimentada por aprendizado de máquina, à medida que recebermos mais documentos e apresentações de slides com gráficos complexos, poderemos treinar nosso modelo para tornar esses gráficos acessíveis. Mas, por agora, terá de experimentar e ver.

O Scribe para Reuniões funciona com outras plataformas de reunião para além do Zoom e do Microsoft Teams, como o Google Meet, o Slack, o Amazon Chime ou o BlueJeans?

Ainda não, mas vai funcionar em breve.

Como é que as pessoas da nossa organização iniciam sessão no Scribe for Meetings?

Atualmente, o Scribe for Meetings suporta duas opções de autenticação. A opção mais simples é o nosso processo de início de sessão baseado em correio eletrónico. Basta introduzir o seu endereço de correio eletrónico e enviaremos uma ligação que pode utilizar para iniciar sessão; não é necessária uma palavra-passe. Para organizações com requisitos de segurança mais rigorosos, também podemos integrar sistemas de início de sessão único (SSO) que implementam a norma SAML, através da federação InCommon ou utilizando a troca bilateral de metadados. O nosso fornecedor de serviços SAML utiliza o pacote de código aberto Shibboleth SP e foi implementado em parceria com a Signet, Inc., uma empresa de gestão de identidades e controlo de acessos fundada por um arquiteto do Shibboleth. Note que suportamos o SSO através de uma variedade de fornecedores de identidade; para além do Shibboleth IdP, testámos com o Azure Active Directory. Quando a sua organização se inscrever no Scribe for Meetings, ofereceremos a integração do SSO, coberta pela taxa de instalação.

Qual é o futuro do Scribe for Meetings?

O Scribe, a plataforma por detrás da nossa linha de produtos Scribe, está a aprender ativamente sempre que um documento é processado. A tecnologia de Remediação Aumentada de Documentos com base na aprendizagem automática torna-se mais inteligente a cada página, aproximando-nos muito mais de uma precisão de 100%. As vantagens estendem-se a todos os nossos produtos, fazendo do Scribe for Meetings uma aplicação que só melhora à medida que é utilizada.